Цель изучения темы: освоить технологию встраивать объекты в поле таблицы, которые являются файлами, научиться вносить изменения в объекты.

4.1. Правила вставки объектов в поле с типом данных OLE

         В том случае, когда тип данных задан, как OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта), тогда СУБД Access сохраняет внешний объект в общем файле базы данных, отводя на его хранение столько места, сколько этот объект занимает в виде отдельного файла. Под объектами следует понимать файлы, созданные в виде приложений в графических редакторах, видеоклипов, в приложениях MS Office и т.д. При заполнении таблицы данными, которые являются объектами, в соответствующей позиции поля с типом данных OLE формируется сообщение о программе, с помощью которой можно открыть этот объект. Отображение объекта будет осуществляться только в формах и отчётах. Для встраивания объекта в поле с типом данных OLE необходимо открыть таблицу в режиме Таблица, а затем в строке для ввода данных кликнуть правой клавишей мыши, в открывшемся меню следует выбрать строку с командой , что приведёт к открытию диалогового окна (Рис. 38).

Рис. 38. Диалоговое окно для добавления нового объекта в таблицу Access

Следует помнить, что имеется две возможности встраивать объекты в виде данных. Первая возможность  предусматривает использование типовых приложений для создания файла, которые поддерживаетAccess, вторая возможность вставки объекта , что позволяет использовать любой файл в качестве источника данных. Чтобы увидеть и попробовать все возможности режима работы с встраиванием объектов, воспользуемся таблицей «Личные сведения», которая имеет поле с наименованием «Фотография», при этом, в качестве данных будем использовать не только фотографии сотрудников, а и другие приложения.

4.2. Создание объекта из файла

Когда речь заходит о данных, которые являются объектами для базы данных, и являются внешними файлами, то требуется иметь эти файлы. Поэтому, создадим несколько файлов, чтобы в дальнейшем увидеть их отображение в базе данных, а также попробовать провести изменение этих файлов. Например, мы имеем фотографию объекта в файле Самолёт.jpg (jpg - универсальный фото формат). Для того чтобы этот файл сохранился в базе данных, следует в окне (Рис. 38) поставить отметку , после чего появится окно, которое представлено на рисунке 38. С помощью кнопки  следует выбрать необходимый файл.

Рис. 38. Поиск файла при создании объекта в базе данных

В соответствующей строке для поля «Фотография» появится слово «Пакет» (Package), это означает, что файл привязан к приложению, с помощью которого он был создан. Поэтому, при просмотре базы данных, будет ли это запрос, форма или отчёт, пользователь увидит изображение файла в виде значка , а при двойном щелчке по этому изображению система сначала найдёт приложение, а затем в нём отобразит содержимое файла (в данном примере это фотография). Исключением являются файлы с изображениями, сохранённые с расширением .bmp (bit map format). Вместе с тем, следует напомнить, что файлы, созданные в приложениях Microsoft, будут отображаться сразу в формах и отчётах. Вывод простой, фотографии можно вставлять в такие приложения как Paint, Word, Power Point, сохранять в виде отдельных файлов, а затем подключать в виде объекта к базе данных. Попробуйте создать несколько файлов с фотографиями и текстом, используя различные редакторы Windows. Например, можно открыть документ Word, вставить из файла фотографию, добавить текст, а затем сохранить как:Самолёт.docx (Рис. 39).

Рис. 39. Файл с фотографией и текстом, созданный в Word

4.3. Создание новых объектов

Под созданием новых объектов в базе данных следует подразумевать использование приложения, в котором создаётся файл, а затем подключается в поле с описанием типа данного OLE. Для запуска режима создания новых объектов, необходимо открыть таблицу в режиме Таблица, выбрать вариант  в диалоговом окне (Рис. 38), а затем в списке выделить «Тип объекта» (необходимое приложение). Перечень приложений, которые поддерживает Access для создания объекта, находятся в списке (Рис. 40), который раскроется после запуска команды .

Рис. 40. Перечень типов объектов Access, которые можно использовать для создания файлов

Удобством использования приложений для создания объектов в виде файлов заключается в том, что в дальнейшем эти файлы можно использовать автономно или осуществлять их коррекцию в базе данных. Рассмотрим несколько вариантов создания объектов для базы данных.

4.3.1. Работа с приложением Paint

Например, необходимо создать объект с изображением предприятия и текстом, который в дальнейшем пользователь базы данных сможет заменить или исправить. Выберите из списка объект Bitmap Image, дальнейшая технология создания объекта показана на рисунке 41.

Рис. 41 Технология создания объекта в приложении Paint

Сохраните таблицу с данными, а затем попробуйте внести исправления в созданный объект.

4.3.2. Работа с приложением Excel

Пользователя базы данных можно обеспечить средством для проведения вычислений над данными, которые содержатся в Excel. Например, помимо осуществления поиска необходимых сведений в базе данных, требуется вести учёт поступления товаров на склад. Тогда в качестве объекта данных следует выбрать в списке приложений (Рис. 38) . Дальнейшая технология подготовки нового объекта в Excel показана на рисунке 42.

Рис. 42. Технология создания объекта в приложении Excel

Попробуйте создать аналогичный объект в Excel, а затем провести исправления в объекте, раскрыв его в таблице базы данных. Кроме того, проверьте, что произойдёт с объектом, когда он будет открыт, как файл в приложении «Проводник», а затем в него будут внесены изменения?

Вопросы для самоконтроля

1. Чем отличается способ «Создать новый объект» от способа «Создать из файла»?
2. Как поместить файл фотографии сотрудника в базу данных, если он имеет расширение .png?
3. Можно ли осуществлять правку файла, который вставлен как объект в базу данных непосредственно в файловой системе компьютера?
4. Как вставить презентацию в базу данных?