Цель изучения темы: получить теоретические сведения о современной СУБД Access 2010, освоить интерфейс Access и правила создания таблиц в режиме – Таблица, научиться формировать требования к базе данных, которая будет использована в определённой предметной области, разобраться в особенностях типов полей при формировании таблиц в базе данных.

1.1. Общие сведения о работе с СУБД Access 2010

Одним из продуктов пакета Microsoft Office 2010 является Access 2010, он относится к категории систем управления базами данных (СУБД). Под термином база данных будем понимать – совокупность объектов различного типа (и назначения), которые используются для хранения, отображения, поиска, преобразования и вывода данных. Данные структурированы в виде таблиц. Access работает со следующими типами объектов: таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули. Все они сгруппированы по категориям и отображаются в области переходов базы данных. Данные – это представленные в цифровом виде сведения об объектах окружающего нас мира. Ниже дана краткая характеристика основным видам объектов (таблицы, формы, запросы, отчёты, макросы), с которыми придётся работать при изучении приёмов построения базы данных.

Таблицы содержат данные, отображают в привычном формате строки и столбцы. В терминологии Access строки называют записями, а столбцы – полями. Поэтому все столбцы таблицы имеют наименования полей (первая строка таблицы). Строки содержат данные в тех форматах, которые назначает им разработчик. Поэтому при определении реляционной базы данных (табличной) говорят, что она представляется в виде совокупности однотипных записей. База данных обычно состоит из нескольких таблиц, объединённых посредством, так называемых связей. Благодаря связям информация из одной таблицы становится доступной для другой, что позволяет обеспечить целостность данных.

Формы – это вариант представления на экране компьютера одной записи, что даёт возможность пользователю просматривать последовательно сведения из таблицы, осуществлять поиск и быстрый доступ к любой записи, а также осуществлять операции коррекции данных в записях и создавать новые записи (пополнять таблицу). Фактически, форму можно рассматривать, как некий интерфейс пользователя при работе с таблицами.

Запросы – есть не что иное, как инструмент для управления данными. С помощью запросов можно извлекать данные из одной или нескольких связанных таблиц, осуществлять логические и арифметические операции над данными, группировать данные в новые таблицы по определённым признакам.

Отчёты – средство для подготовки выходных файлов. Следует отметить, что слово отчёт прочно ассоциируется со словом «печать», тем не менее, среда генерации отчётов в Access позволяет сформировать конечный продукт в виде виртуальной формы. Любая выходная форма может быть отражена на бумаге или на экране компьютера в удобном представлении данных с использованием средств их форматирования, подведения итогов, фильтрации и графического преобразования в гистограммы и диаграммы.

Макросы – это простейшие программы, которые позволяют при обращении к заранее созданным запросам, формам, отчётам, выполнять определённые действия. В Access макрос не создаётся с помощью макрорекордера, а назначается разработчиком. т.е. для создания макроса необходимо обратиться к режиму конструктора, в котором появляется возможность выбора действия и аргументов макроса.

Модуль – содержит одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic for Application. С помощью модулей можно решить широкий класс задач по поиску и преобразованию информации в базе данных.

1.2. Начало работы в Access 2010

Прежде чем приступить к работе с Access 2010, потребуется обозначить место на диске, где будет находиться файл с создаваемой базой данных.

1) Запустите приложение Microsoft Access 2010. Для этого щёлкните левой клавишей мыши по значку: Пуск (в левом нижнем углу). Последовательно выполните: Программы > Microsoft Office > Microsoft Access 2010.

2) В открывшемся окне (Microsoft Access) задайте имя базы данных (в окне с наименованием «Имя файла», как показано на рисунке 1), а затем, щёлкните по пиктограмме -  (Поиск расположения для размещения базы данных).
3) В окне: Файл новой базы данных, создайте папку, например, Access 2010, и сохраните файл пустой базы данных с именем «Сведения о сотрудниках. accdb».

Рис. 1. Пример заполнения окна с именем новой базы данных

            После того, как будет нажата кнопка , система раскроет окно с новой пустой таблицей, вид которой представлен нарисунке 2. Как видите, главное окно базы данных Access состоит из несколькихэлементов, которые постоянно присутствуют при использовании различных режимовработы с базой данных. Названия основных элементов главного окна программыAccess 2010 присутствуют на рисунке 2.

            Панельбыстрого доступа, часто называют лентой, на которой находятсязакладки: Главная, Создание, Внешниеданные, Работа с базами данных. Закладки имеют своифункциональные возможности, поэтому на каждой закладке находятся пиктограммы собозначением, выполняемых функций.

Рис. 2. Основные элементы главного окнапрограммы Access

В качестве примера на рис. 2 показана закладка «Главная» с отображённымипиктограммами. Следует отметить, что на ленте появляются дополнительные вкладки(группы), например, если в области переходов выбрать – Таблица, то на лентепоявляется дополнительная вкладка «Работа с таблицей», включающая две закладки(рис. 2). Обратите внимание, если на пиктограмме имеется стрелка вниз ,то это означает – можно открыть дополнительное меню. В свою очередь, в менюможет появиться стрелка в виде значка:  дляоткрытия диалогового окна. На рисунке 3 показан пример, как на вкладке «Работа стаблицей», на пиктограмме «форматирование текста», было открыто дополнительноеменю для работы с текстом, а затем с помощью стрелки  вдополнительном меню, было открыто диалоговое окно «Формат таблицы».

Рис. 3. Пример использованиядополнительных стрелок на пиктограммах

            Создатьновую (пустую) базу данных можно другим способом. Для этого надо открыть ужесуществующую базу данных, кликнуть по ярлыку , а затем активизировать строку с именем .Дальнейшие действия разработчика заключаются в выполнении пунктов 2 и 3, которые представлены выше в данном разделе.

Вопросы для самоконтроля

1) Какими способами можно создать новую пустую базу данных?

2) Для чего в Microsoft Access 2010 используется панель быстрого доступа?

3) Какая информация располагается в области переходов окна базы данных?

4) Как определить, что имеется возможность раскрыть дополнительные меню при выборе определённой команды на ленте?

1.3. Проектирование базы данных

            Передтем, как воспользоваться приложением Microsoft Access дляразработки базы данных, необходимо осуществить постановку задачи, определитьпотенциального пользователя и его потребности, провести сбор необходимыхсведений о содержании и наименований полей таблиц, провести нормализацию таблиц,продумать интерфейс готового продукта и наименования типовых отчётов дляраспространения. В данном учебном материале основной акцент сделан на изучениивозможностей Access 2010 и приёмах организации создания таблиц, поискаинформации по запросам, отображения интерфейсов пользователя, а также правилпополнения базы данных и внесения в неё изменений. Поэтому, читателю пособияпредлагается ознакомиться с подходом создания базы данных «с нуля», хотя,существует и другой подход проектирования базы данных Access –создание с использованием шаблонов (об этом будет сказано в конце пособия).Следует напомнить, что по ходу разработки базы данных создаются новые объекты(таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы), ссылки на которые добавляются вобласть переходов. Тем не менее, все объекты будут сохраняться в одном файле срасширением .accdb, поэтому работа с данными в Access начинаетсяс создания файла базы данных (задаётся имя файла базы данных и место егорасположения).

            Предположим,что имеется некоторая фирма, которой требуется вести учёт сотрудников фирмы,сведения о которых будут использоваться несколькими подразделениями, например,отделом кадров, плановым отделом, бухгалтерией, канцелярией, руководством. Этоговорит о том, что информация о сотруднике фирмы является разноплановой, аанализ сведений о сотруднике требует использования дополнительных материалов.Например, при формировании приказа о начислении заработной платы, потребуетсяучитывать дополнительные надбавки, в зависимости от стажа работы на предприятиисотрудника, его категории. Кроме того, сотрудники получают дополнительные льготыв виде доплат, в соответствии с приказом руководства. Льготы обычно назначаются,исходя из существующих нормативных документов, которые должны присутствовать вбазе данных. Таким образом, можно сделать некоторые выводы. Во-первых, длякаждого подразделения потребуется иметь различные выходные формы, которыеоснованы на запросах. Во-вторых, помимо сведений о сотрудниках в базе данныхдолжны присутствовать материалы, относящиеся к фирме и нормативным документам.В-третьих, Все данные должны быть сгруппированы таким образом, чтобы имеласьвозможность одноразового их преобразования и корректировки.

В общем виде представим себе схему (рис. 4) взаимодействия потенциальныхпользователей с базой данных «Сотрудники фирмы», из которой можно видеть, какиешаги следует предпринять при разработке этой базы данных средствами Access 2010.

Рис. 4. Схема взаимодействия пользователейс базой данных

1.4. Типыданных и их представление

            Человеквоспринимает данные в виде образов, которые отображаются в его сознании.Компьютер воспринимает данные в виде двоичных кодов, поэтому для хранения иотображения данных в компьютере требуется определённое место памяти, а такжеинструкция по преобразованию двоичных кодов. Понятно, что для хранения простогочисла потребуется значительно меньше места, чем для хранения фотографии, об этомследует постоянно помнить при создании базы данных, т.к. скорость обработкиданных во многом зависит от вида их представления. В компьютере данные разделенына несколько типов, тип данных задаётся пользователем. Поэтому, при заданиисвойств полю таблицы, задают тип данных, которые будут представлены в столбцетаблицы под общим заголовком (наименование поля). В Access 2010существует 11 основных типов данных, а для некоторых из них введены подтипыданных, перечень типов данных приведён ниже.

 Текстовый.Этот тип данных предназначен для обработки любых алфавитно-цифровых символов(включая числа), одиночных или собранных в строку. Максимальная длина строки недолжна превышать 255 символов. Поэтому, при использовании данных типа текстовыйцелесообразно для каждого поля задавать его размер в символах (для экономииобщего объёма памяти). По умолчанию всем полям таблицы в Access 2010 задаётся именно этот типданных.  

 Поле МЕМО. Это текстовое поле очень большой длины. Обычно используется дляхранения абзацев текста, резюме, кратких описаний и т.п. При использовании этоготипа нет необходимости заботиться об указании длины записи, которая будетхраниться в памяти машины. Для поля с типом данных МЕМО выделяется ровно столькопамяти, сколько требуется для конкретной записи.

 Числовой. СУБД Access позволяет выполнять над полями такого типа вычисления. Чтобы указатьконкретный способ хранения данных в полях числового типа, предусмотренонесколько подтипов:

1)     Байт – занимает 1 байт.

2)     Целое – занимает 2 байта.

3)     Длинное целое – занимает 4 байта.

4)     Одинарное с плавающей точкой – занимает 4байта.

5)     Двойное с плавающей точкой – занимает 8байт.

6)     Действительное – занимает 12 байт.

 Денежный. В таком поле хранятся данные, представленные согласно правилам бухгалтерии(обозначение валюты, разделение числа на разряды), хотя, с такими даннымивыполняются все арифметические и логические операции, как с типом данных –числовой. В памяти отображение записи такого типа занимает 8 байт.

 Датаи время. Это специальный тип данных, в котором хранятся значения даты иливремени, или и того и другого. Для разнообразного отображения даты и временисуществуют специальные форматы в виде шаблонов, что позволяет проводитьвычисления над этими данными. В памяти машины такой тип данных занимает 8байт.

 Счётчик. Тип данных, который используется для идентификации записи в базе данных. Обычносчётчик используют в качестве ключевого поля в таблицах, поэтому онпредставляется в виде целого числа.

 Логический. Такие поля содержат значения: Да\Нет, Истина\Ложь, Вкл.\Выкл. и т.п. Фактически,в этом поле 1 интерпретируется как Да, а 0 – как Нет.

 Гиперссылка. Обеспечивает связь с Web-страницей или каким-либо файлом. При выборе этоготипа данных Access автоматически запускает приложение, в котором можноотобразить этот файл, например Web-браузер дляотображения Web-страницы или программный модуль с расширением .exe.  Полеобъекта OLE (Object Linking and Embedding –связывание и внедрение объекта). В поле могут быть размещены рисунки,электронные таблицы, видеофильмы в двоичном формате. Такой тип данных сохраняетданные объёмом до 1 Гбайт.

 Вложение. Тип данных, который появился в Access 2007|2010 для хранениянепосредственно в базе данных файлов больших размеров (рисунков,приложений MS Office и других видов) в сжатом виде размером до 2Гбайт.   Мастерподстановок. Это свойство поля, а не настоящий тип данных используетсяв Access 2010 в качествесредства для более эффективного и корректного ввода данных. При выборе этоготипа данных запускается мастер подстановок, который создаёт поле в том формате итого типа, которое будет позаимствовано из другой таблицы или списка, обычноэтот тип данных занимает 4 байта.

В Access 2010 предусмотрены варианты задания форматов полей таблицы непосредственно при еёсоздании. Когда открывается режим создания таблицы, то можно сразу задаватьнеобходимый формат полю. На рисунке 5 показано, что при нажатии настрелку  встроке с наименованием полей таблицы, будет раскрыт список с видами форматов,которые можно установить (по умолчанию формат поля таблицы задаётся, как –Текст).

Рис. 5. Список с наименованием форматов для полятаблицы

Вопросы для самоконтроля 1) Для чего вприложениях MS Access используют различные типы данных?
2) Какие типы данных содержат символьную и текстовую информацию?
3) Чем отличаются типы данных, которые могут содержать числа от типовданных, которые могут содержать символьные данные?
4) Как воспринимает система логический тип данных?
5) Какой из типов данных наиболее приемлем для хранения изображений?

1.5. Создание иизменение таблиц (Введение)

            Вприложении Access 2010 создание таблиц осуществляется тремя способами: строяттаблицу вручную, формируют таблицу на основе шаблона, строят таблицу в режимеконструктора. Далее рассмотрим на конкретных примерах, указанные варианты.Конечно, в первую очередь следует понять, чем эти варианты отличаются. Присоздании таблицы вручную разработчик может самостоятельно вводить наименованиеполей, а затем наполнять таблицу данными. Создание таблицы в режиме конструкторазаключается в том, что разработчик сначала создаёт перечень полей, определяет ихформаты, а затем осуществляет наполнение таблицы данными в режиме таблица. Темне менее, в режиме конструктора можно управлять всеми полями и свойствамитаблицы. Используя шаблоны таблиц, разработчик получает определённый наборполей, который можно дополнять новыми полями, производить переименованияназвания полей, а при необходимости удалять или переставлять их местами втаблице. Существенно то, что при выборе шаблона, форматы полей уже заданы.

1.6. Правила созданиятаблицы вручную в режиме Таблица

 Этотрежим удобен тем, что разработчик задаёт наименования полей, а затем можетвводить данные. Кроме того, в Access 2010 при создании таблицы вручнуюимеется возможность задавать типы полей. Для начала создадим простую таблицу,чтобы в дальнейшем использовать, полученные навыки при разработке более сложныхтаблиц. Предположим, что отдел кадров предприятия разработал градацию поощрениясотрудников, в зависимости от стажа их работы на предприятии, т.е. независимо отзанимаемой должности, каждый сотрудник получит дополнительное денежноевознаграждение. Такие приёмы поощрения сотрудников широко распространены нафирмах и предприятиях, что позволяет заинтересовывать их в работе на данномпредприятии. Разработанная градация поощрений сотрудников используется вбухгалтерии при начислении общей заработной платы. В таблице 1 под названием«Доплата за стаж» представлены сведения о добавлении к заработной платесотруднику, в зависимости от стажа его работы на предприятии.

Таблица 1. Доплата за стаж

Необходимо представленную таблицу создать в новой пустой базе данных. Порядоксоздания таблицы вручную заключается в следующем:

1) Откройте созданную базуданных «Сведения о сотрудниках». Для этого можно запустить Access 2010(Пуск > Все программы > Microsoft Office > Microsoft Access2010 > Открыть). Другой способоткрытия уже созданной базы данных заключается в выборе названия файла изкаталога диска, например, файл с именем:  былсоздан ранее как пустая база данных.

2)  Щёлкните по вкладке «Создание», а затем щёлкните по значку- ,после этого, появится заготовка таблицы. Заготовка включает: заголовок- ;одну строку и два поля (Поля: Код, Щелкните для добавления),как показано на рисунке 6.

Рис. 6. Заготовка новой таблицы, которая будет созданавручную

При создании таблицы вручную в Access 2010 автоматически создаётсяполе счётчика, которое используется в качестве ключа, поэтому, в дальнейшем нетнеобходимости заботиться о создании ключевого поля. Как правило, следующим заполем «Код» создают наименование поля для хранения уникальных данных (неповторяющихся). 

3) Щёлкните по закладке с именем «Щелкните длядобавления», после чего откроется меню со списком форматов для создаваемогополя (рис. 7).

Рис. 7. Список для выбора формата создаваемогополя

4) Выберите строку с символом:  -текстовое поле.

5) Замените слово «Поле 1» на – «Стаж работы» (в соответствии с исходнойтаблицей 1), изменить имя заголовка поля можно в любой момент, для чего по полюдостаточно кликнуть правой клавишей мыши, а затем выбрать строку снаименованием: .

6) Повторите операцию создания поля (пункт 3), только для нового полявыберите формат ,а поле назовите: «Надбавка».

7) Введите данные в таблицу, созданную в базе данных Access 2010 из таблицы 1, которая представлена выше. В итоге получитсязаполненная таблица с данными, как показано на рисунке 8.

Рис. 8. Созданная таблица вручную с данными о надбавкахза стаж

8) Закройте таблицу символом  (символнаходится в правом верхнем углу таблицы). Система задаст вопрос оцелесообразности сохранения таблицы, если ответить «Да», то появится диалоговоеокно «Сохранение», как показано на рисунке 9. Замените слово «Таблица1» на –«Надбавки за стаж», и нажмите на кнопку ОК.

Рис. 9. Диалоговое окно для задания именитаблицы

Имя таблицы можно изменить непосредственно в области переходов.Только следует помнить, что таблица в этот момент должна быть закрыта. Принажатии на правую кнопку мыши появляется контекстно всплывающее меню, изкоторого следует выбрать строку с наименованием: .

Вопросыдля самоконтроля
1) Что необходимо сделать, чтобы запустить режим – созданиетаблицы вручную?
2) Какими способами можно задать имя поля в таблице?
3) Как осуществляется добавление нового поля в таблицу?
4) Как задавать форматполя в таблице, можно ли его изменить для уже созданного поля?
5) Какосуществляется ввод данных в таблицу?
6) Можно ли изменить имя таблицы, какэта операциявыполняется?